質(zhì)量管理體系的外審是企業(yè)經(jīng)常要遇到的事情，對(duì)外審開出的不符合項(xiàng)，在進(jìn)行整改時(shí)往往存在不少問(wèn)題，其主要表現(xiàn)是原因分析不到位，糾正措施未落實(shí)，部門之間相互推脫責(zé)任等等，結(jié)果是落實(shí)措施走了形式，已發(fā)現(xiàn)的不符合項(xiàng)在以后的工作中又重復(fù)出現(xiàn)。如何對(duì)外審開出的不符合項(xiàng)進(jìn)行整改，提高整改效果，筆者談?wù)劚締挝坏淖龇?，以便大家相互交流工作方法，促進(jìn)濟(jì)南ISO9001認(rèn)證。

01質(zhì)量部門預(yù)先統(tǒng)一制定不符合項(xiàng)糾正措施

質(zhì)量部門是質(zhì)量管理體系審核的歸口管理部門，外審不符合項(xiàng)的整改效果體現(xiàn)的是一個(gè)單位質(zhì)量管理體系運(yùn)行的質(zhì)量，為了在雙方約定的時(shí)間內(nèi)完成對(duì)不符合項(xiàng)的整改，質(zhì)量部門負(fù)責(zé)組織有關(guān)部門制定糾正措施是自己的職責(zé)。

1.明確整改的基本格式

對(duì)不符合項(xiàng)的整改，我們質(zhì)量部門根據(jù)二、三方對(duì)整改提出的要求，明確了整改的基本格式，具體內(nèi)容包括不符合項(xiàng)描述、原因分析、糾正措施、舉一反三、負(fù)責(zé)單位、完成時(shí)間，把這種基本要求表格化，任何一個(gè)負(fù)責(zé)整改的人都會(huì)按這個(gè)要求去做。避免了整改的隨意性。

2.預(yù)先制定糾正措施

質(zhì)量部門主管審核的人員，應(yīng)根據(jù)在審核中了解的情況和審核知識(shí)，對(duì)開出的不符合項(xiàng)預(yù)先按整改的基本格式制定糾正措施。在制定糾正措施過(guò)程中，對(duì)不符合項(xiàng)要逐個(gè)落實(shí)，了解當(dāng)時(shí)現(xiàn)場(chǎng)審核情況，與陪同人員進(jìn)行溝通，與責(zé)任單位進(jìn)行溝通，多方面聽取意見和建議，力求原因分析準(zhǔn)確，責(zé)任明確，措施有效。

3.將預(yù)先制定的整改措施發(fā)給責(zé)任單位進(jìn)行審查確認(rèn)

由于整改措施是質(zhì)量部門制定的，難免有考慮不周、調(diào)查不到位的地方，質(zhì)量部門把預(yù)先制定的整改措施發(fā)給責(zé)任單位進(jìn)行審查，再進(jìn)一步確認(rèn)，提出修改意見或建議，完善整改措施。這種做法，既彌補(bǔ)了質(zhì)量部門制定措施的不足，又對(duì)責(zé)任單位是一個(gè)尊重，大家能理解，整改起來(lái)主動(dòng)。

4.協(xié)調(diào)修改糾正措施

對(duì)于一個(gè)不符合項(xiàng)的整改，各個(gè)部門在認(rèn)識(shí)上還存在差異，有的部門對(duì)糾正措施不理解，甚至對(duì)原因分析有異議，這就要進(jìn)行溝通、協(xié)調(diào)。協(xié)調(diào)的過(guò)程，就是和責(zé)任部門一起分析原因，制定糾正措施的過(guò)程，也是重新學(xué)習(xí)標(biāo)準(zhǔn)的過(guò)程。特別遇到一個(gè)不符合項(xiàng)涉及到多個(gè)部門時(shí)，這種協(xié)調(diào)就尤其重要。對(duì)部門提出的正確、合理意見立即采納，不合理、不正確的意見和建議要耐心進(jìn)行解釋。

02召開專題整改協(xié)調(diào)會(huì)

一般情況下，完成了上述工作，就應(yīng)該認(rèn)為沒(méi)有多大問(wèn)題，可以下發(fā)整改措施計(jì)劃了。但實(shí)踐證明，召開專題整改協(xié)調(diào)會(huì)作用更大。

1.質(zhì)量部門負(fù)責(zé)組織召開專題會(huì)議

在各單位審查了預(yù)先制定的整改措施后，質(zhì)量部門組織有關(guān)單位召開專題協(xié)調(diào)會(huì)。參加會(huì)議的單位包括責(zé)任部門、涉及到整改需要舉一反三的部門，如果是軍方審核開出的不符合項(xiàng)整改，還要通知駐廠軍代表室參加。要特別明確，參加會(huì)議的單位來(lái)一名領(lǐng)導(dǎo)，因?yàn)橐_定糾正措施，防止會(huì)后相互推諉扯皮，影響整改進(jìn)度和整改效果。

2.會(huì)前特別需要說(shuō)明幾個(gè)注意事項(xiàng)

會(huì)議開始前，首先要特別說(shuō)明一下幾個(gè)注意事項(xiàng)，如果不說(shuō)明，有可能相互扯皮、爭(zhēng)吵、拖延會(huì)議時(shí)間。

⑴ 只討論整改措施，不討論不符合項(xiàng)是否合理、錯(cuò)與對(duì)；

⑵ 不討論誰(shuí)是責(zé)任者，只說(shuō)本部門存在的問(wèn)題，不給自己找借口；

⑶ 已經(jīng)開出的不符合項(xiàng)都整改，沒(méi)有商量的余地；

⑷ 要以平和的心態(tài)看待不符合項(xiàng)，注重整改、完善和提高。

3.逐一討論對(duì)不符合項(xiàng)的糾正措施，每個(gè)人有平等的發(fā)言權(quán)利

針對(duì)擬制的不符合項(xiàng)整改措施，質(zhì)量部門負(fù)責(zé)逐一進(jìn)行宣讀，逐條核實(shí)原因分析是否準(zhǔn)確，措施是否可行有效，完成時(shí)間是否充足。允許大家發(fā)表不同意見和建議，現(xiàn)場(chǎng)解決部門之間存在的問(wèn)題。在這個(gè)討論的過(guò)程中，每個(gè)人有平等的發(fā)言權(quán)利，通過(guò)討論，大家對(duì)存在的問(wèn)題認(rèn)識(shí)更清楚，對(duì)標(biāo)準(zhǔn)理解更準(zhǔn)確，知道錯(cuò)在了什么地方，今后應(yīng)該怎么做。同時(shí)，澄清了問(wèn)題，消除了部門之間的不理解，也有利于其它存在類似問(wèn)題的部門進(jìn)行舉一反三。

4.形成整改計(jì)劃下發(fā)，按規(guī)定時(shí)間完成整改工作

在專題會(huì)討論之后，形成整改措施計(jì)劃，下發(fā)有關(guān)單位執(zhí)行。質(zhì)量部門負(fù)責(zé)檢查糾正措施的落實(shí)情況，并按時(shí)間節(jié)點(diǎn)進(jìn)行考核，確保了整改工作按要求、按時(shí)間完成并達(dá)到預(yù)期的整改效果。

對(duì)外審不符合項(xiàng)的整改，是外審工作的延續(xù)，其整改效果直接影響質(zhì)量管理體系運(yùn)行質(zhì)量的好壞。不少單位把整改任務(wù)直接交給責(zé)任單位，從理論上講是完全正確的，但考慮到企業(yè)的具體情況，采用我們現(xiàn)在這種做法效果較好。其優(yōu)點(diǎn)：一是大家當(dāng)面澄清了問(wèn)題，消除了互相埋怨，減少了扯皮；二是大家統(tǒng)一了認(rèn)識(shí)，明確了如何去進(jìn)行糾正，也是對(duì)糾正措施的一次評(píng)審，增強(qiáng)了措施的可操作性；三是減少了整改過(guò)程中的反復(fù)，提高了整改效率和效果；四是對(duì)大家是一次標(biāo)準(zhǔn)的培訓(xùn)，加深了對(duì)標(biāo)準(zhǔn)的理解，提高了執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)的自覺(jué)性。

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