一步步教你做體系審核，學(xué)會(huì)了少走彎路

發(fā)布日期：2022-07-11 作者：點(diǎn)擊：

說明：第1條，如果對(duì)你所審核的活動(dòng)、過程、產(chǎn)品或服務(wù)一無(wú)所知，提供再詳細(xì)的檢查表也無(wú)法提高審核有效性，因?yàn)槟愠苏罩鴻z查表念問題不敢有任何延伸的提問，因此合格的審核員應(yīng)對(duì)即將審核的領(lǐng)域應(yīng)熟悉了解。

審核第2條，不吹毛求疵絕不是說審核走過場(chǎng)、差不多就行了的觀點(diǎn)。而是要始終堅(jiān)持“有效性”的審核觀念。濟(jì)南ISO9001認(rèn)證，例如，對(duì)于ISO9001的內(nèi)審，某工位未制定作業(yè)指導(dǎo)書，就以此開不符合項(xiàng)就有些牽強(qiáng)。應(yīng)基于風(fēng)險(xiǎn)的思維繼續(xù)以確認(rèn)以下問題：①該工序是否簡(jiǎn)單？②是否是非重要工序？③員工是否清楚如何操作？④該工序是否從未出現(xiàn)過質(zhì)量問題（可查詢制程異常清單等）。

如果以上4個(gè)問題的答案均為“是”，則不建議開不符合項(xiàng)。別擔(dān)心不妥，對(duì)于只有1~2個(gè)步驟的簡(jiǎn)單工序，就算編一個(gè)文件掛在那里，也不見得能提高什么，而且還會(huì)讓被審核方認(rèn)為你是一個(gè)過于較真的人。

注：以上“作業(yè)指導(dǎo)書”的問題對(duì)于IATF16949:2016的內(nèi)審不適用，因?yàn)镮ATF16949:2016要求為每一個(gè)工序制定標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)指導(dǎo)書，見8.5.1.2。它要求員工不僅會(huì)操作，而且要保證每一個(gè)員工在該工序的作業(yè)都是標(biāo)準(zhǔn)化、一致性的。

但對(duì)于使用”已過校準(zhǔn)有效期“的量具檢驗(yàn)產(chǎn)品是一定要開不符合項(xiàng)的，這就存在將潛在的不合格產(chǎn)品交付給客戶的風(fēng)險(xiǎn)。如果抽到的所有量具過期或未校準(zhǔn)，那就是嚴(yán)重的不符合項(xiàng)了。

審核的第一步你應(yīng)該先收集

標(biāo)準(zhǔn)的要求；
體系文件的要求；
上次審核中集中的問題點(diǎn)；
管理中的重點(diǎn)和難點(diǎn)；
已知該部曾發(fā)生過的管理問題。

而后開始相應(yīng)的策劃

過程的順序；
關(guān)鍵點(diǎn)的關(guān)注；
時(shí)間的有效分配；
合理的人員配置(獨(dú)立性和專業(yè)性的要求)；
審核時(shí)機(jī)的確定和把握。

應(yīng)該注意的事

策劃的結(jié)果事先應(yīng)通知受審核方，不要造成突然襲擊；
允許別人作充分的準(zhǔn)備；
不要嚴(yán)重干擾別人的正常業(yè)務(wù)作業(yè)，審核時(shí)間應(yīng)可以協(xié)商并可調(diào)整

檢查表是重要的，但不一定是詳細(xì)的

可以幫助你把握節(jié)奏，體現(xiàn)你的重點(diǎn)關(guān)注；
內(nèi)容表達(dá)可僅是提示性的，詳略取決于你的經(jīng)驗(yàn)；
不能照本宣科，提問應(yīng)講究技巧；
內(nèi)審應(yīng)可以提前給受審核方審核檢查表（受審核方需要時(shí)）；
檢查表應(yīng)是審核記錄的一種。

構(gòu)思檢查表的三個(gè)要點(diǎn)

日常工作是如何處理的；
當(dāng)某些非常規(guī)的事情出現(xiàn)時(shí)/體系是否還工作；
當(dāng)出現(xiàn)危機(jī)時(shí)/事物是否仍在控制下。

進(jìn)入現(xiàn)場(chǎng)前內(nèi)部的充分協(xié)商是必要的

目的是溝通審核意圖和協(xié)調(diào)審核步驟；
同時(shí)進(jìn)一步明確審核中的重點(diǎn)關(guān)注；
相互提醒審核中應(yīng)特別注意的事項(xiàng)。
審核員最大的挑戰(zhàn)是與人相處；
因而與人打交道得十分小心；
不能讓對(duì)方反感而導(dǎo)致你審核的失敗；
記?。呵f(wàn)不能把審核做成是審查（找麻煩）。

記住樣本選擇的原則

為了達(dá)到目標(biāo)；
密切相關(guān)的；
有代表性；
樣本量：3＜n＜12

有效的工作方式

聽：聆聽、傾聽，聽你所關(guān)心的；
看：敏銳、敏感，絲絲縷縷中看出問題的真相；
查：學(xué)會(huì)抽樣查看，學(xué)會(huì)證實(shí)；
問：不脫離你的主題，詢問你所關(guān)心的事。
記錄：是不可缺少的，尤其是對(duì)問題點(diǎn)應(yīng)予詳細(xì)的記錄。

有效的審核順序

交談——提問
描述——聽取
文件——依據(jù)
證明——有效證據(jù)

現(xiàn)場(chǎng)審核中導(dǎo)致失敗的情況

同仁面前舉止過于刻板，讓人不自在；
沒有以平常心進(jìn)行有效溝通，以為高人一等；
提問缺乏技巧，讓人可用簡(jiǎn)單的YES或NO回答之；
缺乏自信心，不能涉及別人工作的核心問題；
不能有效用全“聽、看、查、問”的審核方法，一味只查資料做記錄；
不能用足夠的智慧去化解審核中的障礙；
做和事佬去介入別人的事務(wù)紛爭(zhēng)；
滔滔不絕說教，讓人家以為你是一名牧師；
審核組內(nèi)不能按分工有效協(xié)調(diào)，各行其是。

高層審核是個(gè)難題

職位上本身就高過你，你有一種敬畏的感覺；
知識(shí)水平上可能比你高；
看問題的層次和深度可能和你不一樣；
但也不排除有低水平、低認(rèn)識(shí)的人。

但它卻是關(guān)鍵的一步，需要你

事先做充分的準(zhǔn)備；
標(biāo)準(zhǔn)和文件是你的依據(jù)；
應(yīng)該溝通一些管理者感興趣又不脫離主題的話題；
學(xué)會(huì)用經(jīng)濟(jì)語(yǔ)言，而避免用生硬的名詞、術(shù)語(yǔ)；
必須讓管理者體會(huì)到這樣的審核對(duì)推動(dòng)體系確實(shí)有益；
你需要是會(huì)溝通又有一定知識(shí)面的人

同級(jí)溝通也不輕松

坦誠(chéng)心打動(dòng)人，千萬(wàn)別讓人感覺來(lái)攪渾；
是完善體系，而不是給別人難看，所以應(yīng)換位思考，體諒別人的難處；
對(duì)發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)幫助分析原因，根本目的在于挖掉冰山；
以事論事，別扯入人際關(guān)系；
失誤人人都有，千萬(wàn)不要落井下石，更不可打小報(bào)告穿小鞋；
當(dāng)你犯錯(cuò)時(shí)，道歉是必須的；
總之，友好的氣氛是成功審核的基礎(chǔ)。

與作業(yè)層人員溝通應(yīng)注意

禮貌待人更顯需要；
現(xiàn)場(chǎng)中作業(yè)人員是忙碌的，應(yīng)而不宜花很長(zhǎng)的時(shí)間；
要用聽得懂的語(yǔ)言；
不能要求工人背出文件要求；
對(duì)操作過程的觀察可代替詢問工人對(duì)文件的理解；
交談時(shí)避免打斷說話或反駁，對(duì)誤解要有耐心；
不能當(dāng)著工人面前做記錄。

現(xiàn)場(chǎng)審核中要有深度

前后左右審核思路應(yīng)能貫穿；
抽查可以某個(gè)產(chǎn)品形成的個(gè)案層層展開（從訂單-設(shè)計(jì)-采購(gòu)-生產(chǎn)-包裝-交付-服務(wù)）；
必須關(guān)注產(chǎn)品形成過程中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，并以足夠的專業(yè)能力作支持；
法律、法規(guī)有規(guī)定的應(yīng)予重點(diǎn)關(guān)注；
體系的信心支撐來(lái)自于自我完善，這一點(diǎn)各部門均予以強(qiáng)化關(guān)注；
對(duì)組織內(nèi)已知的問題點(diǎn)應(yīng)予以重點(diǎn)審核；
管理中的難點(diǎn)、重點(diǎn)，應(yīng)有足夠的經(jīng)驗(yàn)去識(shí)別和判斷；
對(duì)發(fā)現(xiàn)的冰山一角要有能探究其根基深度、廣度的能力。