在現(xiàn)實審核中,我們常常在“有效取證、客觀評價、和增值審核”等方面存在一些問題,常常審核時間不夠,審核資料不齊全,影響了審核的有效性和效率。如何改進審核方法,以下建議可供參考。
有些審核員中認為自己的水平很高,企業(yè)問題太多,審核員是去幫助企業(yè)、提高企業(yè)、解救企業(yè)的,事實上根本不是那么一回事。
應該從把握風險的實際出發(fā),找出企業(yè)需要整改或應當注意的問題。但是,審核員提出的也需要結(jié)合企業(yè)實際的情況,要善于讓企業(yè)自己去評價存在問題的危害和整改的必要性。
我們說審核要實現(xiàn)過程增值,審核過程如同醫(yī)生給求醫(yī)者(不一定是病人)的診斷過程。如果診斷有效果,體現(xiàn)在診斷的準確性上。病因找出了,藥方開對了,治病就有希望了。因此,我們審核的過程增值應當體現(xiàn)審核中發(fā)現(xiàn)問題的準確性上。
有些人認為審核是審核員在審核企業(yè),實際上是企業(yè)在審核審核員,評價審核員。當你真正發(fā)現(xiàn)企業(yè)存在的問題,發(fā)現(xiàn)問題的產(chǎn)生原因,說到企業(yè)的“點子”上,企業(yè)就會從心底里敬佩你,才能體現(xiàn)出審核機構(gòu)的水平,企業(yè)就會歡迎你下次再去審核,因為企業(yè)從中受益,審核實現(xiàn)了過程的增值。
現(xiàn)在的體系文件與企業(yè)實際可能相差很多,原因也很多。因此,文審時很難把文件審核到位,有的就是一篇標準的翻版,但是,我們不能說手冊不合格。
實際上,一本好的體系文件應該是符合標準要求、企業(yè)針對性強、具有較強的可操作性、實施中便于監(jiān)視和測量。因此,手冊在文審時,只能是一個“可以接受”的手冊。重要的是在審核過程關注手冊的針對性、適宜性、有效性。但是,我們有些審核員喜歡過于從語法、用詞、用句、標點、符號等方面進行審核,挑剔毛病,審核時花時間去指出企業(yè)文件哪里寫錯了,哪怕一個字,也要求企業(yè)現(xiàn)場整改。
審核中的細節(jié)很多,審核員要在心中有一條主線,哪些是必須把握住的,哪些是可以忽略的。比如,企業(yè)沒有“生產(chǎn)計劃”,沒有“點檢記錄”,這很重要嗎?不一定,標準中沒有明確要求。我們不能用自己的理解,自己的做法,自己的習慣去要求其他企業(yè)。審核中不要一查,就問有記錄嗎?好像沒有記錄就查不下去了。
實際上,標準中明確規(guī)定的記錄數(shù)量是有限的,審核不是檢查記錄。審核的取證,包括現(xiàn)場的提問、觀察、檢查、分析、判斷和記錄。對個別細節(jié),可以采取跳躍式處理方法,不要糾纏,不要抓住不放,不要“斤斤計較”,可以先放一下,看看其他相關環(huán)節(jié),確實是個問題時再來補充審核。審核員要學會對關鍵問題的層層深入,對一般細節(jié)的逐一放棄。所謂的關鍵,就是發(fā)現(xiàn)的事實,是否可能造成對體系運行的失效或?qū)Ξa(chǎn)品質(zhì)量的影響。把握住了這條主線,就把握住了審核的風險。